政府採購流程及各階段公文需求

政府採購人員進行採購的目的是要敦促廠商如期、如質、如預算完成專案,同時有效地發揮委外的投資效益,並符合機關內相關作業規範。
一個完整的採購案可分成:採購階段與履約管理階段,兩者以決標日劃分

採購階段

採購公告為機關對廠商邀約之引誘,若雙方合意,契約即成立(政府採購法規定契約書在1個月內簽定)

採購前

  • 決定採購方式
    • 超過GPA(政府採購協議)門檻 => 採政府採購
    • 未超過GPA門檻,依經費來源可分:
      • 政府採購法
      • 小額:10 萬以下
      • 未達公告:大於 10 萬,小於 100 萬
      • 公告招標: 100 萬以上(工程、財務、勞務)
      • 查核:(1億,5千萬,1千萬 )
      • 巨額: (2億,1億,2千萬)

      • 科研採購法

        • 小於 30 萬
        • 大於 30 萬,小於 100 萬
        • 大於 100 萬
  • 文件準備
    文件為機關向廠商表達欲於該採購案採購之內容(財物、勞務..),每一項需求即反映到預算,包含採購標的、時程、SLA、對未達標之事項須設計罰則(須合法規、合理)。

    • 規格需求書(RFP)
      • 如何撰寫採購案RFP
      • 要求廠商申請報驗時交付功能測試報告
      • 資安部分可參考:105年度-資訊系統委外開發RFP資安需求範本
      • 專案期程設計
      • 方式1:不考慮審查時間(絕對時間)
        • 例如:106年10月31日完成,或決標次日起100工作天完成全案軟體交付
      • 方式2:相對時間
        • 例如:系統分析/設計結果審核通過後60個工作天,完成軟體交付
          範例
    • 契約書
  • 議價

採購方式

評選

簽約

相關文件

決標日

  • 承辦人依據RFP
    • 訂出時程表
    • 比對RFP與廠商建議書之差異

履約管理

啟動會議

  • 目的
    • 成員認識
    • 廠商說明未來執行方式
      • 如何meet RFP的需要
      • 準備文件
      • 廠商將合約中有關資訊系統平台、資訊安全有關的約定詳加瞭解,並據以規劃出細部作業時程,尤其須明確列出甲方配合的事項及時間點。
        4.配合本院資安規定,本院提供之系統平台相關網路連線對象須採正向表列,請廠商務必依系統/網站設計情形申請所需對外連線,包含IP及通訊協定、port number。
    • 確立未來雙方連繫窗口
    • RFP/契約內待訂事項確立,例如標的物送達「指定地點〕
    • 提醒廠商履約時應留意事項,例如未來交付方式、需有公文送達…
      • 本院進行的資訊安全掃瞄作業(網站弱點掃瞄與原始碼檢測)時間,請廠商每次以3個工作天為估算原則,若廠商評估所開發及使用的程式較大,須自行增加本院掃瞄作業時間,
      • 並請廠商估算掃瞄發現須修補問題的修正時間與複測的時間。
      • 系統建置若涉及舊系統/網站移轉,廠商須將移轉作業中甲、乙方所需的工作事項及其時間納入估算。有關甲方所需配合作業的事項由乙方提出,其所需時間由甲方提供。部份網路服務有傳遞時間及效期問題(例如Domain name),請廠商務必留意。
      • 廠商在程式/網站尚未定版或完成前,建議先行規劃在本院提供之系統平台上進行連線與環境測試,以免因環境因素影響系統/網站上線時程。
      • 配合本院資安規定,本院提供之系統平台相關網路連線對象須採正向表列,請廠商務必依系統/網站設計情形申請所需對外連線,包含IP及通訊協定、port number。
    • 需請甲方配合事項協商

交付專案執行計畫書

  • 繳交時程表/甘特圖
    • 經審查同意後做為專案控管時程之依據
    • 時點設計優劣影響實用性(抓重點,勿太鎖碎)
    • 適時修訂專案管理系統內各重任務的時點
    • 甘特圖要拿來使用,勿當成作業交差了事
    • 若執行期間發現有重要時點delay,應回報主管及洽廠商處理改進

交付RFP要求其他文件

收受廠商交付文件後辦理審查,審查方式(以業務單位委託之系統為例)
* 方式1:
– 將廠商送交文件,以書面送請業務單位提供意見
– 待回覆後,併同本處意見,函覆廠商審查結果。

  • 方式2:邀集廠商、業務單位召開審查會議,將審查結果函覆廠商
  • 審查紀錄表
    範例

交付標的

  • 廠商依約應完成下列項目,並交付測試報告佐證已符合契約要求
    • 系統功能相關測試(可約定如單元測試、系統測試等)
    • 壓力測試
    • 資安測試(例如黑箱、白箱)
  • 承辦單位/業務單位
    • 驗證測試(verification)
    • 程式上版測試區檢測
    • 產生測試報告

驗收

可參考:107年度訓練研習會系統委外安全需求與驗證實務

廠商

  • 申請報驗前
  • 廠商來函報驗應避免拖延
    • 契約書第12條約定
    • 避免承辦被質疑到期後多給廠商施作時間

驗收前準備事項

  • 承辦人
  • 依採購金額/驗收金額,簽辦建議之主驗人員及驗收
  • 會議前先向主驗人員口頭報告測試情形
  • 若遇廠商逾期仍不交貨
    • 可發催辦公文

驗收會議

  • 會前要先準備好電腦及相關環境公現場測試及使用
  • 針對發現缺失做成紀錄

複驗

  • 僅得針對上次驗收時的缺失進行驗證,不得增加新項目

驗收付款(通知廠商開發票時注意事項)

  • 本處採購案保證金條款,均有勾選通用之「廠商於履約標的完成驗收付款前應繳納保固保證金。」故主計室要求本處提供「保固保證金收據影本」,始受理審查。
  • 驗收無待解決事項,通知廠商開立發票時,連同「履約保證金正本收據」一併寄達本處,俾便兼辦出納同仁辦理保固保證金作業後,檢附「保固保證金收據影本」進行後續請款審查作業。
  • 若採購案的保固保證金是直接由履約保證金轉過來的,則第一次付款時,須請廠商一併檢附「履約保證金正本收據」
  • 若廠商不慎遺失「履約保證金正本收據」,須請廠商填寫「履保金遺失切結及申請退還申請書」

保固期滿

參考資料